دفاتر قانونی (دفاتر تجارتی)

دفاتر قانونی (دفاتر تجارتی)

به موجب ماده ۶ قانون تجارت مصوب سیزدهم اردیبهشت ماه ۱۳۱۱ شمسی, هر تاجری به استثنای کسبه جزء مکلف است دفاتر ذیل یا دفاتر دیگری را که وزارت عدلیه (دادگستری) به موجب نظامنامه, قائم مقام این دفاتر قرار می‌دهد داشته باشد:

• دفتر روزنامه
• دفتر کل
• دفتر دارائی
• دفتر کپیه

۱- دفتر روزنامه :

دفتری است که تاجر باید هرروز مطالبات و دیون و داد و ستد تجارتی و معاملات راجع به اوراق تجارتی (از قبیل خرید و فروش و ظهرنویسی) و بطور کلی واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می‌کند در آن ثبت نماید.

۲- دفتر کل:

دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته‌ای یکدفعه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلف آن را مشخص و جدا کرده, هرنوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر بطور خلاصه ثبت کند و به عبارتی هرنوع معامله و عملیاتی که در دفتر روزنامه انجام شده است در دفتر کل تحت سرفصل مربوط به خود ثبت گردد.

۳- دفتر دارائی:

دفتری است که تاجر باید هرسال صورت جامعی از کلیه دارائی منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز در آن دفتر ثبت و امضاء نماید. این کار باید تا پانزدهم فروردین سال بعد انجام پذیرد.

۴- دفتر کپیـه:

دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورتحساب‌های صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت نماید.

دفاتر فوق الذکر به استثنای دفتر کپیه قبل از آنکه چیزی در آن نوشته شود توسط نماینده اداره ثبت امضاء  خواهدشد.

این دفاتر که برای امضاء  به متصدی مربوطه تسلیم می‌شود باید صفحات آن شماره‌گذاری شده و هیچ شماره‌ای از قلم نیفتاده و یا باطل نشود و قیطان‌کشی شده باشد. متصدی مربوطه مکلف است صفحات دفتر را شمرده در صفحه اول  و آخر هر دفتر مجموع عدد صفحات آن را با تصریح به اسم و رسم صاحب دفتر, مجموع عدد صفحات و دوطرف

قیطان را با مهر سربی که وزارت دادگستری (اداره ثبت اسناد) برای این مقصود تهیه می‌نماید منگنه کند.

لازم است کلیه اعداد حتی تاریخ با تمام حروف نوشته شود, همانگونه که ذکرشد دفتر کپیه نیاز به امضاء نماینده ثبت و مواردی که ذکرشد ندارد.

در حال حاضر در بانک ملی ایران به جای دفترکپیه از (دفتر رونوشت) که یک نسخه از کلیه نامه‌ها و مخابرات صادره می‌باشد استفاده نموده و دفتری به نام دفتر کپیه تهیه نمی‌گردد و نسخه‌های دفتر رونوشت را به ترتیب شماره نگهداری و بایگانی می‌نمایند.