ذیحساب
فوریه 18, 2019
نحوه پرداخت حقوق و مزایای کارکنان دستگاه اجرایی
فوریه 18, 2019
مرحله اول – ابلاغ اعتبار
به طوری که شرح داده شد ذیحسابی ، اعتبارات مصوب ابلاغ شده به دستگاه اجرای متبوع را به روش های نیمه تعهدی ( به محض وقوع رویداد ) و متداول به شرح زیر در دفتر روزنامه ، ثبت می کند :
*اعتبار مصوب ×××
دستگاه اجرایی ×××
ابلاغ اعتبار مصوب بودجه سال ××۱۳
مرحله دوم – ابلاغ تخصیص اعتبار
همانطور که در بخش نخست ذکر شد ، کمیته تخصیص اعتبار ، طی سال مالی ، بر اساس مکانیزم تخصیص ، به تدریج قسمتی از اعتبارمصوب هر یک از دستگاه های اجرایی را به آنها اختصاص می دهند.
ذیحساب به شرح زیر تخصیص اعتبار را در دفاتر ثبت می نماید:
*تخصیص اعتبار ×××
اعتبار مصوب ×××
ابلاغ تخصیص شماره …… مورخ//××۱۳
مرحله سوم – دریافت و پرداخت
ذیحسابها با استفاده از حسابهای بانکی ، عملیات مربوط به دریافت و پرداخت خود را انجام میدهند.بانکها مجاز به افتتاح حسابهای دولتی بدون مجوز خزانه یا خزانه معین استان نمی باشند.
لازم به توضیح است ماهیت حساب تنخواه گردان حسابداری بر خلاف سایر تنخواه گردانها که در حسابداری مالی مرسوم است دارای ماهیت بستانکار می باشد . زیرا همانطور که توضیح داده شد تنخواه مذکور وجهی است که موقتا از خزانه یا خزانه معین استان بنا به درخواست ذیحساب در اختیار ذیحسابی قرار میگیرد تا آخر سال تسویه گردد. به عبارت دیگر این تنخواه نوعی تعهدات بودجه دستگاه اجرایی است.
الف) دریافت وجه از خزانه بابت تنخواه گردان حسابداری
بنابر آنچه که گفته شد ، ذیحسابی در آغاز سال، مبلغی به عنوان تنخواه گردان حسابداری از خزانه یا خزانه معین استان درخواست وجه می نماید.میزان تنخواه مزبور بستگی به میزان اعتبار مصوب دستگاه اجرایی ذیربط و آیین نامه تنخواه گردان ها دارند.
معادل درخواست وجه از خزانه یا خزانه معین استان به روش تعهدی به شرح زیر می باشد:
*درخواست وجه ×××
تنخواه گردان حسابداری ×××
درخواست شماره… مورخ //××۱۳بابت تنخواه گردان حسابداری در وجه حساب جاری شماره…بانک ملی شعبه (الف)
پس از انتقال وجه توسط خزانه یا خزانه معین استان و دریافت اعلامیه بانکی(فیش بستانکار)ثبت آن به شرح زیر است:
*بانک پرداخت اعتبارات هزینه ×××
درخواست وجه ×××
انتقال وجه توسط خزانه بابت درخواست شماره…//××۱۳طی فیش بستانکار
ب)دریافت وجه از خزانه بابت تخصیص اعتبار
ذیحسابی بر اساس تخصیص اعتبار دریافتی از دفتر بودجه ، معمولا معادل یک سوم آن را برای مدت (یک ماه) از خزانه یا خزانه معین استان درخواست و دریافت وجه می کند. درخواست مذکور پس از تکمیل فرم مربوط به شرح زیر ثبت می شود.
*درخواست وجه ×××
تخصیص اعتبار ×××
درخواست شماره …مورخ//××۱۳از خزانه طبق فرم تکمیلی
پس از انتقال وجه از خزانه و دریافت اعلامیه بانکی (فیش بستانکار ) ثبت آن به ترتیب زیر خواهد بود :
*بانک پرداخت اعتبارات هزینه ×××
درخوات وجه ×××
انتقال وجه توسط خزانه بابت درخواست در وجه حساب جاری
در روش متداول ، ذیحسابیها طبق دستورالعمل حسابداری ، طی سال مالی معادل کاهش وجوه تنخواه گردان حسابداری به میزان پرداختهای انجام شده ، از محل اعتبارات تخصیص یافته ، از خزانه یا خزانه معین استان درخواست و دریافت وجه می نمایند که ثبت آن به شرح زیر است :
*تنخواه گردان حسابداری ×××
کنترل تخصیص اعتبار ×××
تسویه حساب تنخواه گردان حسابداری دوره قبل طی سال
*درخواست وجه ×××
تنخواه گردان حسابداری ×××
درخواست وجه شماره…مورخ//××۱۳بابت تکمیل تنخواه گردان حسابداری
به هنگام دریافت اعلامیه ی بانکی دال بر واریز وجه درخواست شده به حساب مربوط ، ثبت آن به شرح زیر می باشد :
*بانک پرداخت اعتبارات هزینه ×××
درخوات وجه ×××
انتقال وجه توسط خزانه بابت درخواست در وجه حساب جاری
ج ) نحوه تامین اعتبار
ذیحسابی پس از دریافت مجوز خرج ، به شرط وجود اعتبار در برنامه و فصل مربوط ، اعتبارلازم را ذخیره می نماید و موضوع را در دستور خرج واصله منعکس می کند . ثبت آن به شرح زیر میباشد :
*تامین اعتبار ×××
ذخیره تامین اعتبار ×××
بابت ایجاد تعهدات موضوع …طبق دستور خرج شماره … مورخ //××۱۳
د) نحوه حذف تامین اعتبار
ذیحسابی بعد از احتساب بهای کالا یا خدمات خریداری شده به هزینه قطعی ، ذخیره تامین اعتبار را از دفاتر اصلی حذف می کند و ثبت آن عبارتست از :
*ذخیره تامین اعتبار ×××
تامین اعتبار ×××
حذف اعتبار مسدود شده بابت دستور خرج شماره … مورخ //××۱۳تامین اعتبار
ه ) واگذاری تنخواه گردان پرداخت
ذیحسابی از محل تنخواه گردان حسابداری ، عند اللزوم مبلغی به عنوان تنخواه گردان پرداخت ، به حسابهای بانکی عاملین ذیحساب واریز می نماید .
میزان تنخواه گردان را آیین نامه تنخواه گردانها تعیین می کند.
*تنخواه گردان پرداخت ×××
بانک پرداخت اعتبارات هزینه ×××
واگذاری تنخواه گردان در وجه حساب جاری …بابت عامل ذیحساب
عامل ذیحساب نسبت به پرداخت تعهدات به عمل آمده برابر مقررات ، اقدام نموده و پی از مصرف حدود پنجاه درصد تنخواه گردان ، مدارک و اسناد را تنظیم نموده و پس از امضاء به منظور بررسی و احتساب به هزینه قطعی و عندالزوم تکمیل تنخواه گردان ، به ذیحسابی ارسال می دارد.
و ) پرداخت تعهدات و احتساب آن به حساب قطعی
ذیحسابی نسبت به پرداخت تعهدات راسا ً اقدام می کند. بدین ترتیب که در مواردی قبل از ایجاد تعهدات برابر مقررات ، مبلغی به عنوان پیش پرداخت در وجه ذینفع پرداخت می نماید. در ان صورت پس از تامین اعتبار، پیش پرداخت سالجاری بدهکار و بانک پرداخت اعتبارات هزینه بستانکار می ود ، همچنین در مورد بعضی از تعهدات ممکن است پس از انجام قسمتی از تعهد علاوه بر پیش پرداخت، علی الحساب نیزپرداخت شود.
در این صورت ، علی الحساب سال جاری بدهکار و بانک پرداخت اعتبارات هزینه بستانکار می گردد، در هر حال چنانچه هیچ یک از پرداخت های غیر قطعی مذکور صورت نگرفته باشد ، پس از انجام رسیدگی و تسجیل میزان دین ایجاد شده ، بر ذمه دستگاه اجرایی ذیربط ، بر اساس دستور المل مربوط می بایست “معادل اقلام اسناد هزینه مربوط به تعهدات انجام شده ” به شرح زیر در دفاتر ثبت گردد:
*حساب تعهدات پرداختی ×××
طرف حساب تعهدات پرداختی ×××
به هنگام احتساب تعهدات ایجاد شده به حساب هزینه قطعی ثبتهای آن ، به شرح زیر در دفاتر و حسابها ، منعکس می گردد :
*ذخیره تامین اعتبار ×××
تامین اعتبار ×××
*هزینه ×××
بانک پرداخت اعتبارات هزینه ×××
لازم به توضیح است با توجه به اینکه هر فقره دستور خروجی که به ذیحسابی میرسد میبایست قبلا تامین اعتبار لازم شده باشد و سند حسابداری آن تهیه و در دفاتر ذیحسابی منعکس گردد. لذا هنگام دریافت اسناد هزینه به منظور اطمنان از اینکه اولا به موقع تامین اعتبار صورت گرفته است و ثانیاً میزان تامین اعتبار کمتر از مبلغ هزینه انجام شده نیست می بایست ضمن بررسی لازم ، ابتدا سند برگشت تامین اعتبار تنظیم و در دفاتر ثبت شود و سپس سند هزینه به حساب قطعی منظور گردد.
*طرف حساب تعهدات پرداختی ×××
حساب تعهدات پرداختی ×××
پرداختی بابت هزینه … طی چک شماره … مورخ//××۱۳
چنانچه از محل اعتبارمربوطه ، که قبلا تامین اعتبار آن معمول گردیده است ، پیش پرداخت صورت گرفته باشد ، به هنگام احتساب آن به هزینه قطعی می بایست پیش پرداخت مذکور تسویه و بابت بقیه دین در وجه ذینفع چک صادر و تحویل گردد که ثبت آن عبارتست از:
*حساب تعهدات پرداختی ×××
طرف حساب تعهدات پرداختی ×××
*ذخیره تامین اعتبار ×××
تامین اعتبار ×××
*هزینه ×××
پیش پرداخت سال جاری ×××
بانک پرداخت اعتبارات هزینه ×××
*طرف حساب تعهدات پرداختی ×××
حساب تعهدات پرداختی ×××
پرداختی بابت هزینه … طی چک شماره … مورخ//××۱۳
لازم به توضیح است ، در صورتی که در قبال پرداخت پیش پرداخت پیش پرداخت به ذینفع تضمین لازم اخذ شده باشد ، به هنگام تسویه ی آن می بایست ثبت معکوس (“طرف حساب تضمیمات ” و” حساب تضمیمات) در دفاتر منعکس گردد.
بدهی است ثبت فوق الذکر پس از احتساب پیش پرداخت به حساب قطعی ( هزینه یا دارایی در جریان تکمیل ) در دفاتر منعکس می گردد. این ثبت پس از به هزینه گرفتن پیش پرداخت انجام میشود.
چنانچه ذیحسابی بابت تعهدات انجام شده ، علاوه بر پیش پرداخت ، علی الحساب نیز پرداخت نموده باشد ، به هنگام احتساب تعهدات مذکور به هزینه قطعی ، می بایست پیش پرداخت و علی الحساب مربوط ، تسویه گردد و بابت مابه التفاوت ، چک در وجه ذینفع صادر و تحویل شود .
ثبت آن عبارتست از :
*حساب تعهدات پرداختی ×××
طرف حساب تعهدات پرداختی ×××
*ذخیره تامین اعتبار ×××
تامین اعتبار ×××
*هزینه ×××
پیش پرداخت سالجاری ×××
علی الحساب سالجاری ×××
بانک پرداخت اعتبارات هزینه ×××
*طرف حساب تعهدات پرداختی ×××
حساب تعهدات پرداختی ×××
پرداختی بابت هزینه … طی چک شماره … مورخ//××۱۳و تسویه حساب
بدیهی است بعد از احتساب پرداخت های غیر قطعی به هزینه قطعی می بایست نسبت به برگشت تامین اعتبار ، اقدام نمود.
اصولا ً، کلیه پرداختهای ذیحسابی از طریق حساب جاری بانکی و صدور چک به عمل می آید.
ز ) نحوه تکمیل تنخواه گردان پرداخت عاملین ذیحساب
ذیحسابی به هنگام دریافت اسناد هزینه از عامل ، ثبت زیر را در دفاتر و حسابها انجام می دهد :
اسناد وصولی از عاملین ذیحساب ×××
تنخواه گردان پرداخت ×××
حساب تعهدات پرداختی ×××
طرف حساب تعهدات پرداختی ×××
دریافت اسناد هزینه ارسالی عاملی ذیحساب
ذیحسابی پس از رسیدگی لازم و حصول اطمینان از صحت اسناد ارسالی ، آنها را به حساب هزینه قطعی منظور کرده و ثبتهای زیر در دفاتر انجام می شود :
*ذخیره تامین اعتبار ×××
تامین اعتبار ×××
*هزینه ×××
اسناد وصولی از عاملین ذیحساب ×××
*طرف حساب تعهدات پرداختی ×××
حساب تعهدات پرداختی ×××
احتساب اسناد ارسالی عامل ذیحساب الف بابت هزینه…و تسویه تنخواه گردان
معادل اسناد هزینه ارائه شده ( تنخواه گردان واریزی ) حسب لزوم مجدداً وجه برای پرداختهای بعدی در اختیارعامل ذیحساب قرار می گیرد که ثبت آن پس از تامین اعتبار به شرح زیر می باشد :
*تنخواه گردان پرداخت ×××
بانک پرداخت اعتبارات هزینه ×××
پرداختی در وجه حساب جاری شماره…عامل ذحساب الف
