مخارج بعد از تحصیل اموال، ماشین آلات و تجهیزات

پس از آن که دارایی تحصیل و برای استفاده مورد نظر آماده شد در طول عمر اقتصادی آن مخارج دیگری نظیر: تعمیرات نگهداری، تعویض و نوسازی انجام می شود. روش کلی برای ثبت و گزارش این گونه مخارج در زیر تشریح می شود:

مخارجی مانند تعمیرات عادی که منافع آن حاصل از خدمات بالقوه دارایی را افزایش نمی دهد و برای حفظ دارایی در وضعیت عادی عملیات انجام می شود در وقوع به عنوان هزینه ثبت می‌شود.

مخارجی مانند مرمت و نوسازی که منافع آینده حاصل از خدمات بالقوه دارایی را نسبت به برآورد اولیه افزایش نمی دهد، در صورتی که مبلغ آن با اهمیت باشد به حساب دارایی منظور می شود. برای آن که بتوان مخارجی را به حساب دارایی منظور کرد حداقل یکی از شرایط زیر باید تحقق یابد:

عمر مفید دارایی افزایش یابد.

کیفیت کالاهای که دارایی تولید می کند بهبود اساسی پیدا کند.

کمیت کالاهایی که دارایی تولید می کند افزایش یابد.

بهای تمام شده کالاهایی که دارایی تولید می کند کاهش یابد.

تفکیک مخارج به جاری و سرمایه ای با اصل تطابق هماهنگی دارد و می توان آن را در مورد همه مخارج با اهمیت بکار رد. مخارج جزیی معمولاً جزو هزینه های دوره به حساب می آید، اگر چه ویژگی مخارج سرمایه ای را داشته باشد.

مخارج ناشی از حادثه، کاربرد نادرست و سرقت ماشین آلات در دوره وقوع باید به حساب زیان منظور شود.

تفکیک مخارج به جاری و سرمایه ای همیشه کار ساده ای نیست و تصمیم گیری در مورد ثبت صحیح این گونه اقلام نیاز به قضاوت حرفه ای دارد.

مخارج بعد از تحصیل دارایی را می توان به پنج طبقه اصلی زیر تقسیم کرد:

۱ – تعویض و نوسازی

۲ – گسترش و الحاق

۳ – هزینه جابجای و نصب مجدد

۴- تعمیر و نگهداری

۵ – تعمریات اساسی

تعویض و نوسازی

تعویض خارج کردن قطعات یا اجزای عمده اموال، ماشین آلات و تجهیزات و جایگزینی آن با قطعات یا اجزای نو یا جدیدی است که توانایی انجام کار آن مشابه قطعات یا اجزای مستعمل یا قدیمی است. مانند تعویض یک ماشین با موتور مشابه که اساساً از همان نوع و از نظر کیفیت قابل مقایسه با موتور قدیمی است.

نوسازی یا بهسازی خارج کردن قطعات یا اجزای عمده اموال، ماشین آلات و تجهیزات و جایگزینی آن با قطعات یا اجزای نو یا جدیدی است که توانایی انجام کار آن بهتر و برتر از قطعات یا اجزای مستعمل یا قدیمی است. مانند نصب موتور بر یک قایق که قبلاً با پارو حرکت می کرد یا جایگزینی سیستم برق یک ساختمان با سیستم برق پیشرفته.

ویژگی خاص مخارج تعویض و نوسازی این است که از نظر مبلغ آن عمده و وقوع آن غیر مستمر است و در صورتی که منافع آینده دارایی را به میزان با اهمیتی افزایش دهد سرمایه ای محسوب و به یکی از سه روش زیر در دفاتر ثبت می شود:

روش جایگزینی (Subsitution) این روش بسیار مطلوب است و زمانی کاربرد دارد که دو شرط زیر بطور همزمان احراز شود:

۱ – قطعه نو یا جدیدی جایگزین قطعه مستعمل یا قدیمی شود.

۲ – ارزش دفتری قطعه مستعمل یا قدیمی مشخص یا به نحوی معقول برآورده باشد.

معمولاً قطعات یا اجزای اموال، ماشین آلات و تجهیزات با نرخهای متفاوت مستهلک می شود در حالی که در دفاتر حسابداری بطور جداگانه ثبت نمی شود. مثلاً، لاستیکها، موتور و بدنه کامیون به یک میزان خاص، چنانچه هر کی از اقلام اموال، ماشین آلات و تجهیزات از اجزای متفاوت و قابل تفکیک تشکیل شده باشد، تخصیص جمع مخارج به اجزای عمده تشکیل دهنده آن و برآورد عمر مفید هر یک از اجزا میت واند حسابداری اموال، ماشین آلات و تجهیزات را بهبود بخشد. برای مثال اگر عمر مفید موتور کشتی از عمر بدنه آن کمتر باشد به جای در نظر گرفتن کل کشتی به عنوان یک دارایی بهتر است موتور و بدنه کشتی داراییهای جداگانه محسوب شوند.

مراحل انجام کار در روش جایگزینی به شرح زیر است:

محاسبه و ثبت هزینه استهلاک قطعه قدیمی یا مستعمل تا تاریخ کنار گذاشتن دارایی.

خارج کردن بهای تمام شده و استهلاک انباشته قطعه قدیمی یا مستعمل از حسابها و شناسایی کل سود یا زیان.

ثبت بهای تمام شده قطعه جدید یا نو در حساب دارایی.

در صورتی که ارزش دفتری قطعه قدیمی یا مستعمل  مشخص نباشد یکی از دو روش زیر باید بکار رود.

روش انتقال به بدهکار حساب دارایی (Capitalization the New Cos). از این روش هنگامی استفاده می شود که بهای تمام شده و استهلاک انباشته قطعات یا اجزای مستعمل را نتوان بطور واقعی تعیین کرد و تاثیر اصلی تعویض یا نوسازی افزایش کارآیی دارایی باشد. در این روش، بهای تمام شده و استهلاک انباشته قطعات یا اجزای مستعمل از حساب خارج نمی شود بلکه طبق اصل بهای تمام شده مخارج تعویض یا نوسازی به حساب دارایی اولیه بدهکار و طی باقیمانده عمر دارایی مستهلک می شود.

روش انتقال به بدهکار حساب انباشته (Chargign to Accumulated Depreciation). این روش هنگامی مورد استفاده قرار می گیرد که بهای تمام شده و استهلاک انباشته قطعات یا اجزای مستعمل را نتوان بطور واقعی تعیین کرد و تاثیر اصلی تعویض یا نوسازی افزایش عمر مفید دارایی اولیه باشد. در این روش با این استدلال که تعویض یا نوسازی عمر مفید دارایی را افزایش داده است و در نتیجه باید تمام یا بخشی از استهلاک سالانه قبل بازیافت شود، مخارج انجام شده به حساب استهلاک انباشته دارایی اولیه بدهکار می شود.

در هر دو روش فوق پس از ثبت مخارج مزبور استهلاک سالانه باید مورد تجدید نظر قرار گیرد و مبلغ استهلاک سالانه با تقسیم ارزش دفتری به باقیمانده عمر مفید دارایی مجدد مجاسبه شود.

گسترش و الحاق

افزودن دارایی جدید و جداگانه به داراییهای موجود یا توسعه آن را در اصطلاح، گسترش و الحاق می نامند. افزودن یک یا چند اتاق یا نصب سیستم تهویه مطبوع به یک بنا یا اضافه کردن یک خط تولید به ماشین آلات، نمونه هایی از گسترش و الحاق اموال و ماشین آلات است. مخارج مربوط به گسترش و الحاق به داراییها، جزء مخارج سرمایه ای است که با توجه به ماهیت و اصول کلی که در مورد تحصیل داراییها ذکر شد، باید به حساب دارایی در دفتر کل منتقل شود و در طول عمر عمر برآوری یا باقیمانده عمر دارایی قدیم (هر کدام کوتاهتر است) مستهلک شود و در صورتی که عمر دارایی جدید وابسته به عمر دارایی قدیم نباشد می تواند به حساب دارایی جداگانه در دفتر کل منتقل و در طول عمر برآوری مستهلک گردد. کارهایی نظیر شمعک زنی که به منظور تسهیل در توسعه بنای موجود انجام شود باید به عنوان بخشی از بهای تمام شده گسترش و الحاق تلقی و به حساب دارایی منظور شود.

ممکن است واحد تجاری در جریان توسعه دارایی، بر اثر از دست رفتن خدمات بالقوه دارایی موجود، زیانهایی را متحمل شود. مثلاً ممکن است در نتیجه افزایش یک بخش از یک بیمارستان لازم باشد به جای تاسیسات حرارت مزکزی قدیم، تاسیسات جدیدی با ظرفیت بیشتر، نصب شود. در این مورد، ثبت گسترش و الحاق به داراییها باید با خارج کردن بهای تما شده و استهلاک انباشته دستگاه حرارت مرکزی قدیمی از حسابها و شناسایی هر گونه سود یا زیان ناشی از کنار گذاشتن تاسیسات قبلی همراه باشد. به هر حال زیان ناشی از کنار گذاشتن دارایی قدیم نباید به عنوان بخشی از بهای تمام شده دارایی جدید به حساب آید.

مخارج جابجایی و نصب مجدد

مخارج جابجایی و نصب مجدد ماشین آلات  تجهیزات که به منظور ایجاد کارآیی بیشتر یا تلفیق بهای تمام شده تولید انجام می شود، با تعویض، نوسازی و افزایش و الحاق تفاوت دارد. جابجایی و تجدید آرایش گروهی از ماشین آلات که به قصد تسهیل در امر تولید انجام می شود، در صورتی که بهای تمام شده و استهلاک انباشته نصب اولیه ماشین آلات، مشخص یا بنحوی معقول قابل برآورد باشد حسابدرای مخارج جابجایی و نصب مجدد، مشابه تعویض و نوسازی است. در غیر این صورت، مخارج جابجایی و نصب مجدد (در صورتی که مبلغ آن با اهمیت باشد) در حسابی جداگانه به نام مخارج جابجایی و نصب مجدد ثبت و معمولاً در طی ترازنامه تحت سرفصل سایر داراییها یا مخارج انتقالی به دوره های آتی گزارش می شود. اگر مبلغ این گونه مخارج جزیی باشد یا نتوان منافع حاصل از آن را به نحوی معقول تعیین کرد هزینه دوره جاری تلقی می گردد.

تعمیر و نگهداری

مخارجی که برای حفظ دارایی و اهمیت در وضعیت عادی عملیاتی انجام می گیرد و معمولاً با تعویض قعطات جزیی نظیر تعویض فیلتر و تسمه هوا است تعمیرات عادی نامیده می شود . مخارجی که برای حفظ دارایی در وضعیت مطلوب انجام می شود، مانند مخارجی روغن کاری، رنگ کاری، تنظیم موتور و تنظیف ماشین آلات اصطلاحاً هزینه نگهداری نامیده می شود. از آنجا که ماهیت تعمیر و نگهداری در موارد بسیاری مشابه است معمولاً برای ثبت هزینه های تعمیر و نگهداری از یک حساب دفتر کل (حساب تعمیر و نگهداری) استفاده می شود.

ویژگی خاص هزینه تعمیر و نگهداری این است که مبلغ آن جزیی و وقوع آن مستمر است و عمر مفید یا منافع آینده دارایی را به میزان با اهمیتی افزایش نمی دهد. هزینه تعمیر و نگهداری معمولاً به یکی از دو روش زیر در دفاتر ثبت می شود:

روش هزینه: روش معمول این است که مخارج تعمیر و نگهداری به عنوان هزینه دوره جاری شناسایی و در دفاتر ثبت شود، زیرار فعالیت تعمیر و نگهداری مستمر و مخارج آن مربوط به درآمد دوره جاری است.

برخی معتقدند که در این روش اغلب هزینه های با منافع حاصل از دارایی کاملاً تطابق ندارد. زیرا اولاً مبلغ واحد های تولیدی برنامه تعمیرات ماشین آلات را در مواقع معینی از سال، مثلاً زمان پایین بودن تولید یا تعطیلات تابستانی کارخانه انجام می دهند در نتیجه اگر مخارج تعمیر و نگهداری در ماههای تعمیر به حساب هزینه منظور شود صورتهای مالی دوره ای که طی سال تهیه می شوئد ممکن است گمراه کننده باشد. از این رو بهتر است برای ثبت این گونه مخارج از روش ذخیره استفاده شود.

روش ذخیره. در این روش، مخارجی که لازم است در آینده برای تعمیر و نگهداری اموال ماشین آلات و تجهیزات انجام شود برای دوره ای که از سوی مدیریت مناسب تشخیص داده می شود (مثلاً یک سال یا عمر اقتصادی دارایی) برآورد می گردد و مبلغ آن بر اساس زمان یا محصولاتی که تولید می شود به دوره های کوتاهتر تسهیم و به بدهکار حساب هزینه تعمیر و نگهداری و بستانکار حساب ذخیره تعمیر و نگهداری منظور می گردد. پس از آن که مخارج واقعی تعمیر و نگهداری انجام شده به جای حساب هزینه، حساب ذخیره تعمیر و نگهداری بدهکار می شود.

بکارگیری روش ذخیره موجب می شود که مخارج تعمیر و نگهداری به نحوی صحیح به دوره های انتفاع مورد انتظار تسهیم شود و مقایسه صورتهای مالی میان دوره ای امکان پذیر گردد.

تعمیرات اساسی

تعمیرات اساسی مخارج غیر مستمر و نسبتاً عمده ای است که صرف مرمت کلی اموال، ماشین آلات و تجهیزات می شود و نتیجه آن معمولاً افزایش عمر مفید دارایی نسبت به زمان قبل از تعمیرات است. حسابداری مخارج تعمیرات اساسی بر حسب مورد مشابه تعویض، نوسازی یا افزایش و الحاق است.