نحوه نگرش مدیران به حسابداران و سیستم های حسابداری

در هر جامعه ای، مدیریت نقش اساسی را برای طرح، برنامه ریزی و پیشبرد فعالیت ها جهت دستیابی به هدف ها، دارا می باشد، خصوصاً مدیریت در آموزش و پرورش که دارای هدف های معنوی (انسان سازی) و اقتصادی بوده و زیربنای تشخیص و تعیین دیگر هدف های جامعه است. در اهمیت مدیریت همان بس که بگوییم قسمتی از زندگی است و انسان تحت هر شرایطی به منظور دست یافتن و متحقق ساختن اهداف خویش ناگزیر است که اصول مدیریت را چه در خانه و چه در محیط کار حاکمیت بخشیده و آن را نهادینه کند.
تعریف مدیریت
کار کردن با منابع انسانی و منابع مالی و منافع فیزیکی جهت دستیابی به اهداف سازمان توسط برنامه ریزی و سازماندهی و رهبری و کنترل عملیات می باشد.
مهارت های مدیریت
مهارت یک فن است و داشتن توانایی انتقال علم به عمل (از قوه به فعل درآوردن) است. تمام مدیران نیازمند داشتن تکنیک (فن) برقراری روابط انسانی، ادراک، تشخیص لغزش ها، ارتباطات و مهارتهای سیاسی می باشند. مهارتهای انسانی مهمترین دارایی یک مدیر موفق است.
نگرش سیستمی
در تعریف بسیار ساده ای که می توان از سیستم ارائه داد مبنی بر این که سیستم مجموعه ای از اجزای به هم پیوسته و در تعامل با یکدیگر اهداف خاصی را دنبال می کنند. سیستم ها دارای انواع مختلفی می باشند: ۱- سیستم باز ۲- سیستم بسته.
سیستم باز
سیستمی است که با محیط پیرامون خود در ارتباط مستقیم است.
سیستم بسته
سیستمی است که با محیط پیرامون خود در ارتباط نباشد. سیستم ها دارای اهداف خاصی می باشند (هدفمند هستند). سیستمها همدیگر را تغذیه می کنند. سیستم ها دارای اجزایی می باشند که هرکدام از آنها به عنوان یک سیستم فرعی به شمار می روند. اگر یکی از اجزاء دچار اختلال گردد می تواند روند عملیاتی نظام یا سیستم را دچار وقفه نماید.
سیستم های بسته دارای آنتوروپی (بی نظمی) زیادی می باشند. هدف از نگرش سیستمی این است که هزینه را به حداقل و سود را به حداکثر برسانیم.
بهره وری = اثربخشی + کارایی
ابعاد ساختاری و محتوایی سازمان ها
ابعاد ساختاری بیانگر ویژگی های درونی یک سازمان هستند و مبنایی را بدست می دهند که می توان به وسیله آنها سازمان ها را اندازه گیری و با هم مقایسه نمود.
اجزای ابعاد ساختاری عبارتند از:
۱- نگرش رسمی گرایی اسناد و مدارکی که به صورت روشها، شرح وظایف، مقررات و سیاست های مکتوب که جهت اجرای برنامه ها در سازمان موجود است. این اسناد نشان دهنده نوع رفتار و فعالیت هاست.
۲- نگرش تخصص گرایی یعنی یک سازمان تا چه حد کارها و فعالیت های خود را به وظایف جداگانه و تخصصی تقسیم کرده باشد. اگر سازمان در حد بسیار بالایی تخصصی باشد تنها دامنه محدودی از کارها را انجام می دهد ولی اگر سازمان در حد پایین تخصصی شده باشد کارکنان کارهای متعددی را انجام می دهند و هریک چندین وظیفه را عهده دار هستند. برخی تقسیم کار را مترادف با تخصصی بودن می دانند.
۳- داشتن استاندارد (استانداردگرایی) یعنی آنکه بسیاری از کارها مشابه به روش یکسان و همانند انجام شوند در واقع براساس معیار مشخص می توان عملکردها را شناسایی نمود یا تجویز به عملکرد براساس آن نمود.
۴- سلسله مراتب اختیار براساس سلسله مراتب اختیارات مشخص می گردد که هریک از افراد گزارش کار خود را به چه کسی باید بدهند و نیز حیطه کنترل و نظارت مدیران مشخص می گردد یعنی اینکه چند نفر یا چه تعداد از افراد گزارش کار خود را به یک سرپرست یا مدیر می دهند.
۵- نگرش پیچیدگی مقصود از پیچیدگی تعداد کارها یا نظام های فردی که در درون یک سازمان صورت می گیرد یا وجود دارد می باشد.
۶- نگرش تمرکزگرایی در سلسله مراتب اختیارات متمرکز بودن به آن سطح از اختیارات گفته می شود که قدرت تصمیم گیری دارد. هنگامی تصمیم در سطح بالای سازمان گرفته می شود آن را سازمان متمرکز می نامند و هنگامی که تصمیم گیری به سطوح پایین تر سازمان تخصیص می گردد می گویند سازمان غیرمتمرکز است.
۷- نگرش حرفه گرایی حرفه ای بودن به سطح تحصیلات رسمی و آموزشی کارکنان گفته می شود. در یک سازمان کارکنان برای گرفتن ش غلی باید دوره های آ«وزشی بلندمدت را طی نمایند. گفته می شود که سازمانی بسیار حرفه ای است که برای تعیین میزان حرفه ای بودن آن میانگین سال های آموزشی و تحصیلات کارکنان را تعیین نمایند.
۸- نگرش نسبت کارکنان این نسبت بیانگر بکارگیری افرادی است که برای انجام وظایف مختلف در دو دایره گوناگون سازمان به استخدام سازمان درمی آیند. برخی از این نسبت ها عبارتند از: نسبت کارکنان به مدیران و نسبت مدیریت و نسبت کارکنان اداری که به طور معمول از تقسیم تعداد مدیران به کارکنان محاسبه می شوند.
اجزای ابعاد محتوایی
۱- اندازه عبارتند از بزرگی یا کوچکی سازمان که به صورت تعداد افراد یا کارکنان واحدها یا بخش ها، دوایر سازمانی یا کل سازمان مشخص می شود.
۲- فن آوری سازمان عبارتند از: ماهیت نظام فردی تولید و آن شامل عملیات و روشها فرآیند تولید در تبدیل داده ها محصول می باشد.
۳- محیط شامل عواملی می شود که خارج از مرز سازمان وجود دارند که عبارتند از: دولت، مشتریان، عرضه کنندگان کالا، مؤسسات مالی، رقُوا و … می باشند.
۴- راهبردها و هدف های سازمان منظور مقاصد و فنون رقابتی است که یک سازمان را از دیگر سازمان ها مشخص می نماید. اهداف غالباً به صورت مکتوب هستند که بیانگر مقصود نهایی سازمان می باشند درحالیکه راهبردها یک برنامه عملی است که به موجب آن شیوه تخصیص منابع و فعالیت های شرکت در رابطه با محیط و در راه میل به هدف هایش تعیین می گردد. هدفها و راهبردهای سازمان مشخص کننده دامنه فعالیت ها و رابطه ای است که سازمان با کارکنان، مشتریان و رقوای خود دارد.
۵- فرهنگ سازمان فرهنگ سازمان نشان دهنده مجموعه ای از ارزش ها و باورها و هنجارها و ادراکاتی است که کارکنان در آن سهیم می باشند.
انواع حسابرسی
۱- حسابرسی صورت های مالی معمولاً ترازنامه، صورت سود و زیان، صورت سود و زیان انباشته و صورت گردش وجوه نقد را شامل می شود. و هدف تعیین مطابقت نحوه تهیه صورت های مالی با اصول پذیرفته شده حسابداری است و استفاده کنندگان از آن معمولاً: مدیران، سرمایه گذاران، بانک ها، اعتباردهندگان می باشند.
۲- حسابرسی رعایت اجرای این نوع حسابرسی به وجود اطلاعات قابل اثبات و یا استانداردشده ای بستگی دارد که توسط مقامات مجاز مقرر شده باشد. مانند: رسیدگی اظهارنامه های مالیاتی توسط ممیزان اداره دارایی به منظور تعیین مطابقت داشتن یا نداشتن اظهارنامه های مالیاتی با قوانین و مقررات مالیاتی و اداره دارایی.
۳- حسابرسی عملیاتی عبارت است از بررسی قسمت های خاصی از سازمان به منظور سنجش نحوه عمل آنها. چون معیار مؤثر بودن و کارایی به روشنی اصول پذیرفته شده حسابداری نیست این نوع حسابرسی در مقایسه با حسابرسی صورت های مالی و حسابرسی رعایت مستلزم کاربرد قضاوت بیشتری، و محصول نهایی در حسابداری عملیاتی معمولاً گزارش به مدیریت است که شامل پیشنهادهایی برای بهبود عملیات نیز می باشد.
استانداردهای پذیرفته شده حسابرسی
انجمن حسابداران رسمی آمریکا چهارچوب اولیه زیر را برای استانداردهای پذیرفته شده حسابرسی تعیین کرده است:
۱- استانداردهای عمومی
۱- رسیدگی باید توسط فرد یا افرادی اجراء شود که دارای صلاحیت و آموزش فنی کافی به عنوان حسابرسی باشد.
۲- حسابرس و یا حسابرسان باید استقلال رأی خود را در تمام مراحل حسابرسی حفظ کنند.
۳- بر اجرای رسیدگی و تهیه گزارش باید مراقبت های حرفه ای لازم به عمل آید.
۲- استانداردهای اجرای عملیات: شامل موارد زیر می باشد:
۱- عملیات باید به میزان کافی برنامه ریزی شود و درصورت وجود کارکنان به نحوه کار آنها به طور مناسب نظارت شود.
۲- برای برنامه ریزی حسابرس و تعیین نوع، زمان بندی و میزان آزمون هایی که باید اجراء شود شناخت کافی از ساختار کنترل داخلی کسب شود.
۳- شواهد کافی و قابل اطمینانی باید از راه بازرسی، مشاهده و پرس و جو و تأییده کسب شود با مبنای معقولی برای اظهارنظر نسبت به صورت های مالی مورد رسیدگی به دست آید.
۳- استانداردهای گزارشگری
۱- گزارش باید تصحیح کند که صورت های مالی طبق اصول پذیرفته شده حسابداری تهیه شده اند.
۲- گزارش باید شرایطی را مشخص کند که در آن چنین اصولی در دوره جاری نسبت به دوره قبلی به طور یکنواخت رعایت نشده باشد.
۳- اطلاعات افشا شده در صورتهای مالی کافی تلقی شود. مگر آن که خلاف آن در گزارش بیان شود.
۴- گزارش باید حاوی یک اظهارنظر درباره صورت های مالی به طورکلی اظهار شود.
مسئولیت مدیران
در مؤسسات حسابرسی بزرگ بیشتر وظایفی را که شرکا و مؤسسات حسابرسی کوچک انجام می دهند به عهده مدیران و یا سرپرستان است. یک مدیر مسئول نظارت بر دو یا چند کار حسابرسی و همچنین بررسی کاربرگها و تبادل نظر اعضاء تیم رسیدگی و صاحب کار درباره مسائل حسابداری و مسئولیت تعیین روشهای رسیدگی برای هر حسابرسی و اعمال استانداردهای اجرای عملیات و گردآوری اطلاعات لازم برای ارسال صورت حساب به صاحبکاران و وصول آن به عهده مدیران می باشد.
کسب شناخت از سیستم داخلی صاحبکار
پیش از این که حسابرسی سیستم داخلی صاحبکار را ارزیابی کند باید بداند که چگونه این سیستم کار می کند. یعنی چه کنترل هایی وجود دارد و معاملات چگونه پردازش و ثبت می شود. ارزیابی سیستم کنترل داخلی صاحبکار اولین گام هر کار حسابرسی است. این منابع اطلاعات درباره سیستم کنترل داخلی صاحب کار از طریق پرس و جو از کارکنان صاحبکار، بررسی کاربرگهای حسابرسی سال های گذشته، بازدید از کارخانه و بررسی دستوالعمل های اجرایی صاحبکار می باشد.
نامه مدیریتی
زمانی که ضعف های عمده ای در سیستم کنترل داخلی کشف شود حسابرس باید آن ضعف و جزئیات آن را به صاحبکار اطلاع دهند. این ضعف های عمده باید به مدیریت ارشد و کمیته حسابرسی و هیئت مدیره به صورت کتبی اطلاع داده می شود. در این نامه حسابرسان ضعف های سیستم کنترلی را تشریح می کنند و پیشنهادهایی قابل اجراء برای بهبود سیستم به مدیریت ارائه می شود.
کنترل داخلی
یعنی سیاست ها و روش هایی که برای تأمین اطمینان نسبی از دستیابی به هدفهای سازمانی به وجود می آید.
موارد کاربرد کنترل های داخلی
۱- حفاظت دارایی در برابر تقلب، ضایع شدن و استفاده نادرست.
۲- افزایش دقت و قابلیت اتکاء مدارک حسابداری.
۳- تشویق کارکنان به رعایت رویه های حسابداری.
۴- ارزیابی کارایی (درست انجام دادن کارها).
محیط کنترلی
مجموعه عواملی است که برای دستیابی به سیاست ها و اجرای روش های شرکت طراحی می شود. مانند: طرز تفکر مدیران، طرح سازمان، روش های مؤثر مدیریت، منابع انسانی، سیستم های پیش بینی مالی و بودجه واحد حسابرسی داخلی و کمیته حسابرسی که از عوامل یک محیط کنترلی محسوب می شود.
طرز تفکر مدیران
مدیران از لحاظ تفکری در ارتباط با گزارشگری مالی و ریسک پذیری با یکدیگر تفاوت دارند. بعضی از مدیران حاضرند برای کسب سود بیشتر مخاطرات بیشتری را بپردازند ولی بعضی دیگر بسیار محافظه کارند و این خطرات را نمی پردازند. نحوه عمل مدیران از سازمانی به سازمان دیگر به طور مثال: شرکت ها از لحاظ تمرکز و یا عدم تمرکز مدیران با همدیگر متفاوتند و زمانی که تصمیماتی به طور متمرکز توسط مدیران اتخاذ می شود، ویژگی اخلاق مدیران برای حسابرسان بسیار بااهمیت می باشد. انگیزش (Motivation)
موضوع انگیزش یکی از مهمترین عنوان ها در رشته مدیریت و رفتار سازمانی است. یکی از جملاتی که مکرراً در بین مدیران استفاده می شود، انگیزش است. واژه انگیزی در لغت به معنای تحریک و ترغیب و در مبحث مدیریت به معنای به تحرک درآوردن رفتار فعال است. مردم دارای شخصیت های متفاوت هستند، نه تنها در توانایی چگونگی انجام کار بلکه در تمایل به انجام دادن کار هم متفاوت هستند. با شناخت توانایی افراد و انگیزه هایشان، یک مدیر می تواند سطح عملکردش را پیش بینی کند.
بنابراین: انگیزه × توانایی = عملکرد
بدین معنی است که هرگاه توانایی و انگیزه معادل صفر باشد، بنابراین نتیجه عملکرد نیز صفر خواهد بود. همچنین افراد با توانایی کم و میل زیاد ممکن است قادر باشند نسبت به افرادی با توانایی بالا و تمایل ضعیف بهتر کار را صورت دهند، چراکه افراد با انگیزه قوی می آموزند که توانا شوند درحالی که توانایی قوی ممکن است انگیزه را ترغیب نکند.
انگیزش منشاء: آفرینش، پویش و کوشش است.
نکته: مدیرانی را استخدام کنید که از تغییرات حمایت کنند. مدیران را باید انتخاب و برگزید که در پست مورد تصدی خود نوآوری را ترغیب نموده و وضعیت موجود را تغییر می دهند.
تحریک و ترغیب رقابت رقابت اگر به درستی صورت گیرد، می تواند تعارض را افزایش دهد که به نفع سازمان است. این گونه رقابت ها با شناسایی استعدادها، دادن پاداش برای کار بهتر به وجود می آید. اینگونه رقابت و تعارض منتج به نظریه های جدید برای بهبود وضعیت سازمان خواهد شد. رقابت های سازنده سبب انگیزش و خلاقیت می شوند. نکته: بعضی اوقات دادن مسئولیت به افراد رده پایین و نادیده گرفتن افراد و گروههای بالا خود باعث تعارض می شود که نتیجه اش کار و تلاش بیشتر افراد رده بالا است جهت اثبات اینکه آنها بهتر از زیردستان هستند.