کدینگ حسابداری

از آنجایی که در فرایند حسابداری رویداد های مالی به تعداد زیاد و در انواع مختلف وجود دارند اگر این رویداد ها دسته بندی نشوند و دارای زیر مجموعه های فرعی نباشند نوعی در هم ریختگی و بی نظمی ایجاد شده که کلیه فعالیت های بعدی در حسابداری را تحت شعاع قرار میدهد . در واقع دسته بندی عملیات های مالی و مشخص کردن سطوح مختلف در آن و تعیین سطوح اصلی و فرعی مانند چیزی شبیه شاخه های اصلی و فرعی یک درخت را کدینگ حسابداری می گویند .

اجرای سیستم کدینگ حسابداری به وسیله نرم افزارهای مالی

نرم افزار های مالی به دلیل قابلیت های زیادی که دارند و امکان تغییرات گسترده که در طراحی آنها در نظر گرفته شده است برای اجرای سیستم کدینگ بسیار مناسب هستند . سطوح اصلی این سیستم میتواند مواردی چون حسابهای کل ، معین و یا حسابهای تفصیلی باشد که بسته به تشخیص حسابداری کد های مخصوصی به آنها داده میشود .

مهمترین قسمت کدینگ به چه حسابی تعلق میگیرد

مهمترین قسمت کدینگ حسابداری به حساب های کل تعلق میگیرد . حساب کل در سیستم کدینگ حسابداری باید به شکلی تعریف شود که بتوان کلیه اطلاعاتی که بعدا لازم است به اداره دارایی و مالیات داده شود بتوان از ان استخراج نمود و کاملا دقیق و با جزییات لازم باشد .

کد حساب های معین معمولا شش رقمی است

حسابهای معین هم از اهمیت بالایی برخوردار بوده و از داخل انها دارایی ها و هزینه های سازمان بیرون می آید . به حسابهای معین معمولا کد چهار یا شش رقمی داده میشود . این حساب به لحاظ اینکه هزینه ها و درامد ها را نشان می دهد برای مدیرانی که در امر تصمیم گیری مالی هستند بسیار اهمیت دارد .

حساب های تفصیلی خرده حساب ها هستند

حساب های تفصیلی حساب های ریز هر شرکت بوده که ممکن است از یک سازمان به سازمان دیگر متفاوت باشد . کد گذاری حساب های تفصیلی در سیستم کدینگ حسابداری این امکان را فراهم می کند که حسابداران در هر سطحی که لازم باشد گزارش مالی تهیه نموده و به مدیران ذیربط ارائه نمایند .

نحوه کد دهی در سیستم کدینگ حسابداری

کد دهی در سیستم کدینگ حسابداری به نحوی است که الویت کد ها و در واقع کد های کوچکتر به حساب های مهمتر که به پول نزدیک هستند داده میشود و بعد به حساب های سود و زیان و در مرحله اخر حساب های با اهمیت کمتر کد گذاری میشوند .

کدینگ حسابداری انواع مختلفی دارد

کدینگ بر اساس حروف اول حساب

اگر سیستم کدینگ را بر اساس حروف اول نام حساب تعریف کنند این کدینگ را کدینگ حفظی می گویند مثل کدینگ ح.پ که بیانگر حساب پرداختی است .

کدینگ سریالی برای اعداد پی در پی

اگر کد ها به صورت اعداد پی در پی باشند و از این روش برای معرفی حساب ها استفاده شود سیستم کدینگ را سریالی یا متوالی می گویند .

سیستم کدینگ توده ای

اگر یکسری از اعداد فقط به حساب های یک دوره مالی مشخص اختصاص داده شوند این نوع سیستم کدینگ را توده ای می گویند .

حساب تفصیلی شناور در سیستم کدینگ حسابداری چیست ؟

حساب تفصیلی در کد گذاری و سیستم کدینگ فقط باید به یک حساب معین وصل باشد اما حساب های تفصیلی شناور این طور نیستند و می توانند به چند تا از حساب های معین متصل شوند .

چرا استفاده از سیستم کدینگ در حسابداری اهمیت دارد ؟

• این سیستم باعث استاندارد شدن عملیات های مالی و قرار گیری همه انها در یک فرمت خاص میشود .
• ثبت رویدادهای مالی با سرعت بیشتری انجام شده و اطلاعات با دقت بیشتری پردازش میشوند و خطای انسانی به حداقل میرسد .
• تهیه انواع گزارشات مالی با جزییات کامل امکان پذیر می گردد .
• تحلیل های مالی به جهت سرمایه گذاری و برآورد دارایی ها بهتر انجام شده و قدرت تصمیم گیری در این خصوص را افزایش می دهد .

طراحی سیستم کدینگ حسابداری در رویه های مالی بسیار مهم و یک امر تخصصی بوده و اگر با دقت و به درستی انجام دهد بسیاری از مشکلات مالی و حسابداری را رفع و اشتباهات انسانی را کاهش می دهد . شرکت ها و سازمان ها می توانند برای طراحی کدینگ حسابداری از موسسات خدمات مالی و حسابداری در این خصوص کمک بگیرند .