کنترلهای داخلی در مورد اموال، ماشین آلات و تجهیزات

دارایی هایی که در ترازنامه تحت سرفصل اموال، ماشین آلات و تجهیزات طبقه بندی می شوند اغلب از نظر تعداد اندک اما از لحاظ مبلغ با اهمیت است و بخش مهمی از کل دارایی های بسیاری از واحدهای بازرگانی تولیدی را تشیکل می دهد. از این رو، حفاظت از این گونه داراییها در مقابل انواع خسارات احتمالی ناشی از سوقت، آتش سوزی، استفاده نادرست یا غیر مجاز و استقرار در محیطهای باز و بی حفاظ ضروری است.

زیانهایی که از اعمال روشهای ناردست و نسنجیده در مورد تحصیل و نگهداری و کنار گذاری اقلام و اموال، ماشین آلات و تجهیزات ناشی می شود و در برخی موارد از زیانهای ناشی از اختلاس وجوه نقد بیشتر است.

هدف از استقرار سیستم کنترل داخلی

اکثر تصمیمهایی که مدیران واحدهای تجاری می گیرند بر اطلاعات حسابداری استوار است. نگاهداری اسناد و مدارک کافی، حفاظت از داراییها، جلوگیری از اشتباهات و سوء جریانات و کشف بموقع آنها و تهیه و صورتهای مالی قابل اعتماد که محصول فرایند سیستم حسابداری است جزء مسولیتهای مدیریت محسوب می شود. مدیریت برای ایفای این وظیفه ناگزیر است که کنترلهای مناسبی را در واحد تجاری مستقر کند.

کنترل داخلی یا سیستم کنترل مجموعه روشها و تدابیری است که برای اداره امور و هدایت عملیات یک موسسه با هدفهای زیر اتخاذ می شود:

الف: کارآیی عملیات و ارزیابی عملکرد کلیه قسمتهای یک موسسه.

ب: مراعات خط مشی ها، دستور عمل ها وتصمیمات مدیریت در عمل.

ج: محافظت از داراییها و جلوگیری از تقلب، سوء استفاده، استفاده نادرست و اتلاف منافع اقتصادی متعلق به یک موسسه.

د: اطمینان یافتن از صحت اسناد و مدارک مالی.

برای دستیابی به این هدف، باید تحصیل داراییهای سرمایه ای و عملیات پس از تحصیل تحت کنترل و مبتنی بر سیستمی باشد که بر اساس آن:

انجام مخارج سرمایه ای قبلاً در بودجه بندی سرمایه پیش بینی شود.

تحصیل داراییهای سرمایه ای قبلاً بوسیله درخواست کننده توجیه شود و به تصویب سطح مناسبی از مدیریت برسد.

تحصیل داراییهای سرمایه ای کلاً توسط دایره تدارکات خریداری و قبل از شروع به کار بازدید شود.

انحرافات مخارج واقعی انجام شده از مخارج پیش بینی شده در بودجه گزارش شود.

داراییها سرمایه ای بعد از خرید شماره گذاری و پلاک کوبی شود.

برای هر یک از اقلام دارایی سرمایه ای کارت مخصوص یا صفحه ای از دفتر معین اختصاص یابد که در آن اطلاعاتی نظیر: بهای تمام شده، تاریخ خرید، یا ساخت، ارزش اسقاط، استهلاک سالانه و استهلاک انباشته ثبت شود.

کارتهای معین اموال: (دفتر معین اموال) هر چند وقت یکبار با حساب کنترل مربوط در دفتر کنترل کل مطابقت داده شود.

اموال متعلق به واحد تجاری هر چند وقت یکبار مورد بازدید و شمارش قرار گیرد و با مدارک تفصیلی و اسناد مالکیت مربوط مطابقت داده شود (رسیدگی مزبور باید توسط اشخاصی انجام گیرد که مسئولیت نگهداری داراییها و یا اسناد و مدارک مربوط به آنها را بر عهده ندارند.)

مخارج جاری از سرمایه ای تفکیک و حداقل معینی برای منظور کردن مخارج سرمایه ایی به حساب دارایی تعیین شود.

تعمیرات، مرمت و گسترش و الحاق به داراییها توسط درخواست کننده توجیه شود و به تصویب سطح مناسبی از مدیریت برسد.

فروش معاوضه و کنار گذاری داراییها به تصویب سطح مناسبی از مدیریت برسد و در اسناد و مدارک حسابداری ثبت شود.

در صورتی که کنترل داخلی در مورد اموال، ماشین آلات و تجهزات بدقت اعمال نشود احتمال دارد که تعداد زیادی از اقلام دارایی آسیب ببیند، به سرقت رود یا کنار گذاشته شود بدون آن که این گونه رویدادها در اسناد و مدارک حسابداری ثبت گردد. که در این صورت، حساب دارایی بیش از واقع نشان داده خواهد شد و محاسبه استهلاک داراییهای از دست رفته بطور مداوم ادامه پیدا خواهد کرد و سود خالص به لحاظ در نظر نگرفتن زیان ناشی از کنار گذاری این گونه داراییها و انتقال ارقام اشتباه به حساب هزینه استهلاک، نادرست ارائه خواهد شد.

دفتر معین اموال ممکن است به اشکال مختلفی بسته شود. سه نمونه از کارت اموال در صفحات ۸۸ تا ۹۰ ارائه شده است. موجودی برداری عینی از اموال، ماشین آلات و تجهیزات باید نشان دهد که کلیه اقلام منعکس در اسناد و مدارک حسابداری، موجود و در عملیات واحد تجاری مورد استفاده است. نگهداری مدارک در اسناد و مدارک حسابداری، موجود در عملیات واحد تجاری مورد استفاده است. نگهداری مدارک و دفاتر معین مناسب کار رسیدگی را از لحاظ تجزیه و تحلیل اضافات، کنارگذاریهای طی سال و تایید هزینه استهلاک و مقایسه مخارج مجاز با مخارج واقعی انجام شده، تسهیل می کند. مزیت دیگر دفتر معین اموال این است که اطلاعات لازم برای محاسبه استهلاک، ثبتهای مربوط به کنارگذاری داراییها را به سهولت در اختیار قرار می دهد. به علاوه نگهداری این گونه مدارک مبنای خوبی را برای تایید اطلاعاتی که در اظهارنامه مالیاتی آمده است و همچنین فراهم آوردن اطلاعا لازم برای رسیدن به پوشش بیمه ای مناسب برای مطالبه خسارت از شرکت بیمه در مورد خسارات ناشی از اموال بیمه شده نیز بدست می دهد.

گستردگی فزاینده و پیچیدگی فعالیتهای اقتصادی موجب شده است که مدیران دیگر نتوانند بر کلیه عملیات واحد تجاری نظارت مسقیم داشته باشند و از چگونگی رعایت خط مشی ها و رویه ها آگاه شوند. بدین منظور، افراد با صلاحیتی در واحدی بنام حسابرسی داخلی در تشکیلات موسسه سازماندهی می شوند. حسابرسان داخلی که معمولاً بوسیله هیت مدیره، مدیر عامل را انتخاب می شوند وظیفه و مسئولیت دارند که طبق برنامه ای مدون و بطور مداوم و منظم به معاملات و عملیات رسیدگی کنند و اعمال کنترلهای اداری و مالی مقرر در کلیه قسمتهای موسسه را بررسی و ارزیابی نمایند و نتیجه رسیدگیهای خود را همراه با پیشنهادی های اصلاحی به مدیریت گزارش دهند هدفهای حسابرسی داخلی از رسیدگی به اموال، ماشین آلات و تجهیزات تحقیق در مورد کنترلهای داخلی موثر و کارآمد و حصول اطمینان نسبت به موارد زیر است:

وجود کنترلهای داخلی مناسب در مورد نحوه خرید، نگهداری، فروش و کنارگذاری اموال، ماشین آلات و تجهزات.

طبقه بندی صحیح اموال، ماشین آلات و تجهزات.

تفکیک صحیح مخارج جاری و سرمایه ای.

موجودیت اموال، ماشین آلات و تجهیزات از طریق مشاهده.

صحت عملیات انجام شده نسبت به داراییهای فروخته شده و یا واگذار شده از رده خارج شده.

کافی بودن از استهلاک انباشته شده با توجه و نحوه بکارگیری، بازدهی و عمر مفید ماشین آلات و تجهیزات.

فراتر نرفتن استهلاک انباشتن هر یک از اقلام ماشین آلات و تجیزات از بهای تمام شده از طریق بررسی  و مطابقت مانده ها.

ثبت کلیه مخارج سرمایه ای و حسابهای مربوط.

انجام شدن نوسازی و تعمیرات اساسی و از طریق تقاضای کتبی و صدور مجوزهای لازم.

استفاده موثر و صحیح از اموال، ماشین آلات و تجهزات و صحت ارزشیابی داراییها مزبور از لحاظ پوشش بیمه ای.

حسابرسان مستقل نیز که معمولاً از طرف صاحبان واحد تجاری و از طریق مجامع عمومی انتخاب می شوند وظیفه مسولیت دارند که در چارچوب اصول و رویه های پذیرفته شده حسابرسی و رعایت الزامات قانونی کشور، روشهای متدوال زیر را در رسیدگی به اموال، ماشین آلات و تجهیزات انجام دهند.

ارزیابی صورت زیر اموال ماشین آلات و تجهیزات.

سندرسی اضافات طی سال اموال، ماشین آلات و تجهیزات.

مشاهده و بازرسی خریدهای عمده اموال، ماشین آلات و تجهیزات.

تجزیه و تحلیل و هزینه تعمیر و نگهداری.

پی جویی وضعیت دلایل دارییهایی که مورد استفاده روزمره نیستند.

اثبات مالکیت قانونی، اموال ماشین آلات و تجهیزات.

رسیدگی مفاده قراردادهای اجاره دراز مدت اموال، ماشین آلات و تجهیزات.