یکی دیگر از دفاتر قانونی که جنبه رسمی نداشته و بیشتر به عنوان دفتر کمکی استفاده میشود دفتر معین است . برای اینکه کلیه حساب های دفتر کل با جزییات کامل تفکیک شوند از دفتر معین استفاده میشود . ذکر این جزییات در دفتر کل امکان پذیر نبوده برای همین از دفتر مذکور استفاده میشود . دفتر معین انواع مختلفی شامل دفتر معین بانک ، دفتر معین بدهکاران ، دفتر معین اموال و دفتر معین بستانکاران هستند .
مثلا در دفتر معین بانک کلیه رویداد های مالی مربوط به بانک های طرف حساب شرکت ثبت میشود . این دفتر به خاطر ثبت جزییات به تفکیک امکان گزارش گیری از حساب ها را به طور دقیق فراهم می اورد . اما دفتر دارایی دفتری است که لیست تمام دارایی های شرکت اعم از منقول و غیر منقول در آن ذکر میشود . دارایی هایی مانند ساختمان ، ملک ، دستگاه ، نقدینگی و غیره در این دفتر ثبت میشوند و باید سالانه به اداره امور مالیات تحویل گردد .
دفاتر قانونی برای تعیین میزان مالیات و به همراه اظهارنامه مالیاتی به سازمان مربوطه ارائه میشود حالا اگر این دفاتر طبق ضوابط و مقررات و ایین نامه ثبت و نگهداری نشده باشند از طرف سازمان امور مالیاتی رد شده و دیگر برای تعیین میزان مالیات مورد استناد قرار نمیگیرند . این فرایند را اصطلاحا رد دفاتر قانونی می گویند .