در تحریر دفاتر قانونی باید چه شرایطی رعایت شود ؟

در تحریر دفاتر قانونی باید چه شرایطی رعایت شود ؟

دفاتر باید به درستی پلمب شده و کاملا صفحات شماره گذاری شوند و شماره به ترتیب و مرتب باشند .

دفاتر نباید با مداد یا هر وسیله ای که به مرور زمان نوشته ها پاک شود تحریر گردد بهتر است با خودکار مشکی نوشته شده و یا اینکه اگر می خواهید با مداد بنویسید باید بعدا با خودکار مشکی روی نوشته ها را پررنگ کنید .

دفاتر باید طوری تنظیم شوند که امکان تهیه ترازنامه و محاسبه سود زیان از اطلاعات وارده وجود داشته باشد.

ستون هایی که در هر یک از این دفتر ها لازم است باید وجود داشته باشد مثلا ستون هاب حساب های بدهکار و بستانکار یا ردیف مانده در دفتر کل و غیره باید به روشنی و به تفکیک تحریر شده باشند.

کلیه اطلاعات مربوط به دارایی ها و هزینه ها باید در دفاتر دارایی و هزینه ثبت گردد و چیزی از قلم نیفتد .

تاریخ معاملات و رویداد های مالی باید به ترتیب در همه دفاتر رعایت شود .

دفتر روزنامه باید به صورت روزانه و دفتر کل به صورت ماهانه یا حداکثر ۱۵ روز بعد از پایان هر ماه تحریر گردند و این کار به تاخیر نیفتد .

شرکت ها و بنگاههای اقتصادی که دارای چندین شعبه می باشند باید حساب های شعبه های فرعی را روزانه و حداکثر ماهی یکبار در دفاتر قانونی شعبه مرکزی منتقل نمایند .

با پیشرفت تکنولوژی امکان ثبت حساب ها در دفاتر قانونی از طریق نرم افزارهای طراحی شده بوجود امده است البته اگر می خواهید از این نرم افزارها استفاده کنید باید این کار به تایید سازمان امور مالیاتی برسد .

در چه مواردی دفاتر قانونی از طرف سازمان امور مالیاتی رد میشود ؟

اگر دفاتر قانونی فاقد پلمب باشد یا پلمب ان باز شده باشد و یا اینکه صفحاتی از دفتر خالی بوده یا کنده شده باشد در این صورت دفاتر مورد قبول واقع نشده و رد می گردند .

اگر در زمان بازرسی ممیزین مالیاتی کشف شود که رویداد های مالی خاصی در دفاتر ثبت نشده و عمدا یا سهوا پنهان کاری شده است در این صورت هم دفاتر مرجع محاسبه مالیات قرار نخواهد گرفت .

حاشیه نویسی در دفاتر ممنوع است . یعنی اینکه برخی معاملات یا رویدادهای مالی اعم از کوچک یا بزرگ در حاشیه دفاتر نوشته شوند. این کار باعث رد دفاتر قانونی می گردد .

بین سطور نویسی هم باعث رد دفاتر می گردد . بین سطور نویسی یعنی محاسبات خارج از خط و بین دو خط نوشته شود طبق آیین نامه تحریر دفاتر قانونی رویداد های مالی فقط باید روی سطور نوشته شوند .

اگر اشتباهات محاسباتی با تیغ خراشیده شده یا خط زده شود خلاف مقررات است و باعث رد دفاتر قانونی میشود برای اصلاح اشتباهات بایدروی ان را با خودکار قرمز خط کشیده و محاسبات درست را بالای ان بنویسید.

اگر مشخص شود دفاتر روزنامه و دفتر کل در زمان مشخص شده تحریر نشده اند و با تاخیر این کار انجام شده است ممیزین می توانند دفاتر را رد نموده و شرکت را علی الراس کنند .

شرکت هایی که شعب متعدد دارند اگر حساب های شعب خود را وارد دفاتر دفتر مرکزی نکنند مرتکب خلاف شده و دفاترشان رد می گردد .

همه دفاتر قانونی در هنگام بازرسی ممیزین باید ارائه شود و مخفی کردن برخی از آنها جرم بوده و دفاتر دیگر را هم از اعتبار ساقط می کند .

دفاتر پلمب شده هر سال باید برای همان سال مورد استفاده قرار بگیرد و استفاده از دفاتر سال قبل برای سال بعد ممنوع است .

شرکت ها و بنگاههای اقتصادی که به طور همزمان هم از نرم افزار و هم از دفتر برای ثبت رویدادهای مالی خود استفاده می کنند باید اطلاعات هر دو با هم مطابقت داشته باشد در غیر این صورت باعث رد دفاتر قانونی آنها میشود .