نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی

نکاتی درباره نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی : تجارت و کسب و کار همیشه تا این اندازه وسیع و متنوع نبوده است . در گذشته کسب و کارهای کوچک و حتی کسب و کارهای بزرگ در مقایسه با مراودات مالی فعلی از گستره و تنوع کمتری برخوردار بودند و متعاقب آن ابزارهای ثبت و نگهداری این مراودات و عملیات های مالی نیز پیشرفت چندانی نداشت . اغلب تجار اعتقادی به استفاده از روش های نوین حسابداری و نگهداری اسناد مالی خود نداشتند یا این روش ها به دلیل نقص ها و کاستی ها عمده ای که در خود داشتند معمولا مورد استفاده قرار نمی گرفتند . تجار تمایل داشتند مراوادت مالی و اسناد خرید و فروش خود را به صورت کاغذی و دستی نگهداری کرده و گاهی چندین دفتر برای این عمل در طول سال استفاده میکردند و بعضا با مشکلات بزرگی هم روبرو میشدند .

اما امروزه با گسترش کسب و کارها و تنوع مراودات مالی در حرفه های مختلف و الیته مشغله زیاد افراد تمایل برای ثبت و نگهداری اسناد مالی و حسابداری به صورت دستی به میزان بسیار زیادی کاهش یافته است .کسبه و تاجرین علاقه دارند از نرم افزارهای حسابداری  جدید برای کار خود استفاده کنند و گاهی بسته به وسعت کسب و کارشان چندین نفر را هم برای این کار به صورت اختصاصی استخدام می نمایند .

واقعیت این است که نرم افزارهای حسابداری جدید در انواع مختلفی برای همه مشاغل تهیه و در بازار عرضه شده اند . نرم افزاهای پیچیده برای کسب و کارهای وسیع و تجارت های بزرگ تا نرم افزارهای ساده تر برای کسب و کارهای کوچک و محلی و حتی نرم افزاهایی برای حسابداری یک سوپر مارکت کوچک . یعنی کسبه مشاغل کوچک مثل سوپرمارکت ها ، شیرینی فروشی ها ، پارچه فروش های خرد و بسیاری دیگر از مشاغل کوچک هم امروزه به راحتی می توانند حسابداری و اسناد مالی خود را به دست این نرم افزار ها سپرده و در بیشتر مواقع از مزایای این سیستم ها بهرمند شوند .

این نرم افزارها همه اطلاعات مالی و حسابداری را می توانند ثبت کنند و اغلب طوری طراحی شده اند که با کمترین میزان خطا تمام اسناد مالی را می توان در آنها نگهداری و در مواقع لزوم گزارش گیری کرده و مورد استفاده قرار داد . بطور کلی یک سیستم یکپارچه فروشگاهی ترکیبی از یک نرم افزار و یک سخت افزار بوده که برای پردازش تراکنش های مالی مورد استفاده قرار میگیرد این سیستم ها در گذشته ساده بوده و فقط برخی کارهای فروشگاهی را می توانستند پردازش کنند اما به مرور قابلیت های این نرم افزار به شکل بسیار گسترده ای افزایش پیدا کرد به طوری که در حال حاضر قادر هستند مدیریت انبارها ، ارائه انواع مختلفی از گزارشات از جمله گزارشات فروش و گردش های مالی را نشان دهند.

این نرم افزارها اغلب قادر هستند همه مراحل عملیاتی فروشگاه ، دریافت های نقدی یا چک ها برای فروش و پرداخت های نقدی یا صدور چک برای خرید را عملیاتی و پیاده سازی نمایند . با استفاده از این نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی موجودی انبارها ، فاکتورهای فروش و اسناد مالی مربوط به آن قابل پیگیری و ردیابی می باشد . در این نرم افزارها می توانید بی نهایت کاربر تعریف کنید و امکان دسترسی به آنها با کلیه جزییات ثبت شده هم وجود دارد .

برخی امکاناتی که این نرم افزارها در اختیار صاحبان کسب و کارها می گذارند شامل موارد ذیل است :

ثبت فاکتور های مالی در نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی

در این نرم افزارها می توان کلیه فاکتور ها خرید و فروش را ثبت و کرده و ضمن پرینت گرفتن از آنها به تفکیک نوع فاکتور بایگانی کرد. البته در داخل برخی از این نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی هم امکان دسته بندی بر اساس انواع فاکتور وجود دارد و حتی در صورت صلاحدید می توان سند کاغذی هم تهیه نکرد مگر مراجع قانونی درخواست سند قانونی نمایند .

انبارداری حرفه ای در نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی 

انبارداری در مشاغل بزرگ و کوچک بسیار مهم است ثبت و نگهداری اجناس وارد شده و کنترل و رد یابی اجناس خارج شده باید به دقت و درست انجام شود تا اموال شرکت حفظ شده و از سوء استفاده یا اشتباهات مختلف جلوگیری شود نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی این امکان را برای همه مشاغل فراهم کرده اند تا انبارداری خود را در این سیستم ها کنترل و رد یابی نمایند .

نرم افزار های حسابداری فروشگاهی که انبارداری هم در آنها طراحی شده است باید یکسری ویژگی ها را پوشش دهند از جمله اینکه این نرم افزار بتواند یکپارچگی را به خوبی انجام دهد یعنی اگر شما در گذشته برای رد یابی اموال خود در انبار از سیستم اکسل استفاده می کرده اید آیا انتقال اطلاعات از اکسل به این نرم افزار امکان پذیر است یا خیر یا اینکه ممکن است شما در گذشته برای کارهای حسابداری فروشگاه خود از برنامه مختلفی استفاده می کرده اید آیا این نرم افزار قادر به پیاده سازی اطلاعات این برنامه ها می باشد ؟ مثلا مورد دیگر اینکه یک فروشگاه ممکن است شعب زیادی داشته باشد و بخواهد بین شعب و دفتر مرکزی ارتباط سیستمی برقرار کند و این نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی  باید قابلیت این کار را داشته باشند .

در انبارداری صحیح فاکتور های مختلفی ردیابی و کنترل می شود مانند موجودی کالا ها ، ورود و خروج کالا ، بررسی شماره سریال کالا ها ، صدور برگ تحویل ، ثبت تاریخ ورود مواد به ترتیب در انبار ، ثبت نام افراد تحویل گیرنده مواد و وسایل از انبار ، گزارش گیری از موجودی کالا در انبار و فهرست آنها ، مغایریت گیری بین حسابداری و موجودی انبار ، ثبت سفارش خرید ، گزارش گیری از اقلامی که به نقطه سفارش گیر رسیده اند ، گزارش گیری روزانه ، ماهانه و سالانه از موجودی انبار ، گزارش گیری از انتقال کالاها بین انبارهای مختلف فروشگاه ، گزارش گیری از فهرست فروشندگان و تامین کنندگان فروشگاه ، گزارش گیری از کالاهای برگشت خورده و  بسیاری دیگر که بسته به نوع فعالیت و وسعت فروشگاه متفاوت است ، نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی خوب باید قادر باشند کلیه این فاکتور را پیاده سازی کنند.

ثبت و نگهداری چک های دریافتی و چک های پرداخت در نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی 

در نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی بخشی وجود دارد که کلیه چک های صادر شده و چک های دریافت شده با تاریخ و موضوع و سایر جزییات دیگر قابل ثبت و نگهداری وگزارش گیری می باشد . ضمن انکه بر حسب نوع طراحی می توانند از چک های دریافتی و صادر شده گزراش تهیه کرده و حتی سیستم هشدار دهنده سررسید انها را هم داشته باشند .

ثبت و محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل در نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی 

این نرم افزارها امکان محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان از یک نفر تا هزار نفر و بیشتر را دارند و با استفاده از این نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی میتوان حقوق و دستمزد کارکنان را محاسبه و حتی با ثبت اولیه کسورات قانونی سایر عملیات های مربوط به بیمه و مالیات را محاسبه و برای آنها سند و فیش صادر نمود و در پایان سال امکان محاسبه عیدی و سنوات هم در این نرم افزارهای وجود دارد .

علاوه بر کاربرد های ذکر شده در سطور بالا با استفاده از این نرم افزارها می توان اتصال به ابزارهای بارکد خوان ، ترازوی وزنی ، صفحات لمسی ، کارت خوان و پوز قروشگاهی را انجام داد . ضمن اینکه این نرم افزارها می توانند به چاپ بارکد در انواع مختلف و تولید نمونه های جدید بارکد بر روی پرینترهای معمولی بدون نیاز به بارکد پرینتر را هم انجام دهند .

این نرم افزارها در صورت تمایل شما می توانند طوری طراحی شوند که کارهای قانونی مثل ارتباط با اصناف و تهیه گزارشات خرید و فروش فصلی و سایر گزارشات قانونی دیگر را هم انجام دهند . نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی امروز به حدی گسترش پیدا کرده اند که کارهایی نظیر تعیین سقف اعتبار برای مشتریان ، کنترل موجودی کالا ، کنترل چک ، بانک و وجوه نقد ، هشدار سررسید چکها را هم می توان از آنها توقع داشت .

برخی فروشگاهها و صاحبان آنها تمایل دارند علاوه بر قابلیت های بالا یکسری کارهای اختصاصی دیگر هم با نرم افزار خود انجام دهند مثلا تهیه داشبورد اطلاعات برای تصمیم گیری های مالی هم با این نرم افزارها قابل انجام باشد و در کنار همه اینها کار با این نرم افزار ها نیازمند کمترین اموزش و کمترین پشتیبانی باشد .

نرم افزار های یکپارچه فروشگاهی بسته به نوع استفاده از آنها و کارهایی که از آن خواسته میشود قیمتهای متفاوتی دارد . برای نصب نرم افزار روی سیستم فروشگاه شما بایستی هزینه ای پرداخت کنید و در ادامه برای به روز کردن رفع اشکالات و آموزش ها و پشتیبانی ممکن است برخی موسسات هزینه ای اندکی دریافت نمایند .

نرم افزار فروشگاهی باید بر روی یک سخت افزار نصب شود و این سخت افزار جزو دارایی های فروشگاه شما محسوب شده و شما فقط یکبار برای خرید ان هزینه می کنید . برای استفاده از یکپارچگی نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی موسسات ارائه دهنده پیشنهاد می کنند مبلغی را برای اتصال به سیستم حسابداری پرداخت نمایید و پس از این کار سیستم حسابداری و فروشگاهی شما یکپارچه شده و با هم در ارتباط خواهند بود .

در انتخاب نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی چه فروشگاه شما خیلی بزرگ یا یک سوپر مارکت کوچک باشد باید موراد ذیل را در نظر بگیرید :

نرم افزار فروشگاهی متناسب با کسب و کار خود را درخواست کنید

نرم افزار باید متناسب با فروشگاه شما و مختص آن برنامه ریزی و طراحی شده باشد البته طراحی اختصاصی به معنی صرف هزینه های گزاف نیست بلکه بیانگر در نظر گرفتن عملیات های مالی خاصی است که در فروشگاه شما انجام میشود اما عموما مثلا نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی مخصوص سوپر مارکت ها تقریبا شبیه هم هستند مگر انکه با نظر شخصی و یا برخی معاملات خاص بعضی آیتم های نرم افزار نیاز به تغییر داشته باشد .

طراحی اختصاصی نرم افزارها در واقع در صرفه جویی هزینه های طراحی هم موثر است . اینکه دقیقا شما بدانید چه امکاناتی را از نرم افزار توقع دارید و در فروشگاه شما مورد نیاز است از طراحی ها و قراردادن فاکتور ها اضافی جلوگیری کرده در نتیجه هزینه کمتری هم برای طراحی ان پرداخت خواهید کرد .

قبل از استفاده از نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی اموزش ببینید

استفاده از نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی و انتقال اطلاعات به آن باید توسط یک فرد آموزش دیده انجام شود صاحبان مغازه و فروشگاهها می توانند این کار رو خودشان انجام دهند یا یکی از پرسنل خود را پس از اموزش به این کار بگمارند . در نهایت باید خرید این نرم افزارها از موسسات مالی و حسابداری صورت گیرد که خدمات آموزشی و پشتیبانی هم داشته باشند . در میان انواع مختلف نرم افزارهای یکپارچه فروشگاهی که در بازار وجود دارد انهایی که نیاز به اموزش کمتر داشته و کار با آنها ساده تر است از طرفداران بیشتری هم برخوردار هستند.

استفاده از این نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی سرعت را بالا میبرد

اگر فردی که با این نرم افزارها کار می کند در خصوص آن اموزش کافی را دیده باشد سرعت ثبت اسناد در این نرم افزارها بسیار بیشتر از ثبت دستی و کاغذی است . ضمن انکه برخی کارها به صورت خودکار و برنامه ریزی شده در این نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی انجام میشود . یعنی با ورد یکسری اطلاعات پایه به این نرم افزار ها بخش بزرگی از کارهای دیگر به صورت خودکار پردازش شده و حتی کلیه گزارشات مالی هم به صورت خودکار تهیه و در اختیار اپراتور قرار میگیرد.

استفاده از نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی دقت را بالا می برد

دقت نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی اگر درست طراحی شده و کار با آنها درست انجام شد بسیار بالا بوده ضمن آنکه اصلاح خطاها در این نرم افزارها بسیار راحتتر است .