تعریف حساب
فوریه 17, 2019کارکرد پرسنل
فوریه 17, 2019
دفاتر حسابداری
پس از جمع آوری اسناد و مدارک مثبته، تجزیه و تحلیل رویداهای مالی و تنظیم سند حسابداری ، رویدادهای مزبور به شکلی مناسب در دفاتر حسابداری ثبت می شوند . دفاتر حسابداری را می توان به دو گروه تقسیم کرد: گروه اول دفاتر رسمی یا قانونی شامل دفتر روزنامه عمومی و دفتر کل می باشد. و گروه دوم: دفاتر غیر رسمی یا کمکی که شامل دفاتر معین و سایر دفاتر مورد نیاز حسابداران می گردد.
دفتر روزنامه عمومی: دفتر روزنامه عمومی دفتری است که کلیه معاملات و رویدادهای مالی یک واحد اقتصادی روزانه به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت می شوند. به دفتر روزنامه عمومی«دفتر ثبت اولیه» یا به اختصار «دفتر روزنامه» هم گفته می شود. دفتر روزنامه عمومی شکل مشخص و ثابتی نداردولی نمونه زیر که به نام دفتر روزنامه ساده یا دو ستونی مشهور است بیشتر مورد استاده حسابداران قرار می گیرد.
دفتر روزنامه
| ردیف | تاریخ | شرح | عطف | بدهکار | بستانکار | |||||||
| روز | ماه | ریال | ریال | |||||||||
| منقول از صفحه
نقل به صفحه |
||||||||||||
دفتر کل:
یکی دیگر از دفاتر مورد استفاده حسابداران برای ثبت رویدادهای مالی دفتر کل است . دفتر کل عبارتست از مجموعه حسابهایی که برای ثبت و خلاصه کردن اطلاعات مربوط به رویدادهای مالی یک واحد اقتصادی استفاده می شود. دفتر کل را دفتر «ثبت نهایی» هم می گویند. پس از آنکه رویداهای مالی در دفتر روزنامه ثبت شد مبالغ بدهکار و بستانکار هر رویداد مالی به ترتیب در بدهکار و بستانکار حسابهای مربوطه در دفتر کل نوشته می شود که به این کار انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل یا نقل به حسابها گفته می شود.
در دفتر کل ، هر حساب همانند حساب T دو طرف راست و چپ دارد که بدهکار و بستانکار نامیده می شود. دفتر کل اشکال مختلفی دارد. در رایج ترین نمونه دفتر کل هر صفحه به شکل صورت صفحه بعد طراحی شده است. چون هرصفحه سه ستون برای مبلغ دارد به این نوع دفتر ، دفتر کل سه ستونی گفته می شود.
دفتر کل
| شماره روزنامه | تاریخ | شرح | بدهکار | بستانکار | تشخیص | باقیمانده | |||||||||
| روز | ماه | ریال | ریال | ریال | |||||||||||
| منقول از صفحه
نقل به صفحه |
|||||||||||||||
دفتر معین:
در بسیاری از موارد واحد های اقتصادی به اطلاعاتی جزیی تر از آن چه در دفتر کل ثبت می شود نیاز دارند. مثلاً وقتی واحد اقتصادی از فروشندگان متعددی به طور نسیه اثاثه یا ملزومات خریداری می کند در دفتر کل از یک حساب به نام حسابهای پرداختنی استفاده می شود . مانده حسابهای پرداختنی در دفتر کل در یک زمان مشخص ، جمع بدهیهای موسسه را بابت خریدهای نسیه نشان می دهد. اما از روی دفتر کل به سختی می توان معلوم کرد که واحد اقتصادی به چه کسانی بدهی دارد.
برای رفع این مشکل از حسابهای معین استفاده می شود. حسابهای معین مجموعه حسابهای کمکی یامکمل برخی از حسابهای دفتر کل هستند. در صورت نیاز می توان برای یک حساب دفتر کل چندین حساب معین ایجاد کرد .
بطوریکه می بینید یک حساب دفتر کل (حسابهای پرداختنی) دارای چند حساب معین است. که در هر یک اطلاعاتی در مورد تک تک بستانکاران نوشته می شود.
معمولاً دفتر معین مستقیماً از روی سند حسابداری نوشته می شود اگر بخواهیم از دفاتر معین استفاده کنیم باید رویدادهای مالی در سند حسابداری مناسبی ثبت شده سپس ارقام مربوط به حسابهای معین انتقال یابد.
به این منظور در سند حسابداری یک ستون برای نوشتن مبلغ معین و یک ستون برای عطف معین در نظر گرفته می شود . ستون عطف معین مربوط به شماره صفحه ای از دفتر معین است که رویداد مالی به آن منتقل می گردد.
مثال نحوه ثبت رویداهای مالی در دفاتر مالی
خانم فضیلت اخیراً پس از کسب مجوز های لازم اقدام به تأسیس موسسه آموزش زبان دانا کرده است و طی آبان ماه ۱۳۷۶ فعالیتهای زیر در موسسه انجام شده است:
۳ آبان ماه افتتاح حساب جاری شماره ۳۵۲۰ نزد بانک رفاه کارگران شعبه وحدت و واریز ۳۲٫۰۰۰٫۰۰۰ ریال به این حساب بابت سرمایه موسسه دانا، در قبال واریز این مبلغ به حساب جاری موسسه دانا ، بانک یک برگ رسید بانکی به خانم فضیلت تحویل داد.
۶ آبان ماه خرید نقدی یک دستگاه آپارتمان به بهای ۳۰٫۰۰۰٫۰۰۰ریال در قبال تحویل چک شماره ۲۱۵۰۱ مورخ ۶ آبان ماه ۱۳۷۶ به مبلغ ۳۰٫۰۰۰٫۰۰۰ ریال از حساب جاری موسسه دانا یک برگ رسید امضاء شده از آقای معتمدی فروشنده آپارتمان دریافت گردید. همچنین تصویری از سند انتقال آپارتمان به عنوان سند مثبته این رویداد مالی تهیه شد.
۷ آبان خرید نسیه مقداری اثاثه از فروشگاه مجیدی به بهای ۳٫۵۰۰٫۰۰۰ریال آقای مجیدی فاکتور فروش شماره ۱۷۰۳ مورخ۷/۸/۷۶ را به موسسه دانا تحویل داد.
۸آبان آقای فرشاد مبلغ۱۰٫۰۰۰٫۰۰۰ریال به عنوان وام به حساب موسسه دانا واریز کرد. بانک یک برگ رسید بانکی مبنی بر واریز ۱۰٫۰۰۰٫۰۰۰ ریال به حساب ۳۵۲۰ موسسه دانا به آقای فرشاد تسلیم نمود که ایشان به موسسه تحویل داد.
۱۱آبان خرید نسیه ۷٫۵۰۰٫۰۰۰ریال اثاثه از فروشگاه حسن پور. آقای حسن پور فاکتور فروش شماره ۲۲۱۱ مورخ ۱۱/۸/۷۶ را برای موسسه دانا ارسال کرد.
۱۴آبان صدور و تحویل چک شماره ۲۱۵۰۲مورخ ۱۴/۸/۷۶ به مبلغ ۳٫۰۰۰٫۰۰۰ریال به آقای مجیدی بابت طلب ایشان از موسسه دانا در قبال تحویل این چک در همان روز یک برگ رسید چک دریافت گردید.
۱۸آبان خرید نقدی ۵۵۰٫۰۰۰ ریال ملزومات اداری از آقای کریمی موسسه دانا در قبال دریافت فاکتور فروشنده ملزومات، چک شماره ۲۱۵۰۳ مورخ ۱۸/۸/۷۶ را به مبلغ ۵۵۰٫۰۰۰ریال صادر کرد و پس از اخذ رسیدچک آن را به آقای کریمی تحویل داد.
موسسه آموزش زبان دانا
دفتر روزنامه
| ردیف | تاریخ | شرح | عطف | بدهکار | بستانکار |
|
۱
۲
۳
۴
۵
۶
۷
|
۱۳۷۶
۳آبان ماه
۶آبان ماه
۷آبان ماه
۸آبان ماه
۱۱آبان ماه
۱۴آبان ماه
۱۸آبان ماه |
نقد و بانک سرمایه خانم فضیلت سرمایه گذاری اولیه خانم فضیلت در موسسه آموزش زبان دانا
آپارتمان نقد و بانک خرید یک دستگاه آپارتمان از آقای معتمدی به صورت نقد
اثاثه حسابهای پرداختی خرید مقداری اثاثه از فروشگاه مجیدی به طور نسیه
نقد و بانک وام پرداختی دریافت وام از آقای فرشاد
اثاثه حسابهای پرداختی خرید اثاثه به طور نسیه از فروشگاه حسن پور حسابهای پرداختی نقد و بانک پرداخت قسمتی از طلب آقای حسن پور
ملزومات نقد وبانک خرید ملزومات اداری بطور نقد |
۱ ۳۵
۲۵ ۱
۱۵ ۲۵
۱ ۳۵
۱۵ ۲۵
۲۵ ۱
۱ ۱
|
۳۲٫۰۰۰٫۰۰۰
۳۰٫۰۰۰٫۰۰۰
۳٫۵۰۰٫۰۰۰
۱۰٫۰۰۰٫۰۰۰
۷٫۵۰۰٫۰۰۰
۳٫۰۰۰٫۰۰۰
۵۵۰٫۰۰۰ |
۳۲٫۰۰۰٫۰۰۰
۳۰٫۰۰۰٫۰۰۰
۳٫۵۰۰٫۰۰۰
۱۰٫۰۰۰٫۰۰۰
۷٫۵۰۰٫۰۰۰
۳٫۰۰۰٫۰۰۰
۵۵۰٫۰۰۰ |
حساب: نقد و بانک
| شماره روزنامه | تاریخ | شرح | بدهکار | بستانکار | تشخیص | مانده |
|
۱ ۲ ۴ ۶ ۷ |
۱۳۷۶
۳آبان ماه ۶آبان ماه ۸ آبان ماه ۱۶آبان ماه ۱۸آبان ماه |
سرمایه گذاری اول خانم فضیلت خرید یک دستگاه آپارتمان دریافت وام از آقای فرشاد پرداخت قسمتی از طلب آقای حسن پور خرید از ملزومات اداری |
۳۲٫۰۰۰٫۰۰۰
۱۰٫۰۰۰٫۰۰۰
|
۳۰٫۰۰۰٫۰۰۰
۳٫۰۰۰٫۰۰۰ ۵۵۰٫۰۰۰ |
بد بد بد بد بد |
۳۲٫۰۰۰٫۰۰۰ ۲٫۰۰۰٫۰۰۰ ۱۲٫۰۰۰٫۰۰۰ ۹٫۰۰۰٫۰۰۰ ۸٫۴۵۰٫۰۰۰ |
حساب موجودی ملزومات:
| شماره روزنامه | تاریخ | شرح | بدهکار | بستانکار | تشخیص | مانده |
|
۷ |
۱۳۷۶ ۱۸آبان ماه |
خرید ملزومات اداری |
۵۵۰٫۰۰۰ |
بد |
۵۵۰٫۰۰۰ |
حساب اثاثه:
| شماره روزنامه | تاریخ | شرح | بدهکار | بستانکار | تشخیص | مانده |
|
۳ ۵ |
۱۳۷۶
۷آبان ماه ۱۱آبان ماه |
خرید اثاثه از فروشگاه مجیدی خرید اثاثه از فروشگاه حسن پور |
۳٫۵۰۰٫۰۰۰ ۷٫۵۰۰٫۰۰۰ |
|
بد بد |
۳٫۵۰۰٫۰۰۰ ۱۱٫۰۰۰٫۰۰۰ |
حساب آپارتمان:
| شماره روزنامه | تاریخ | شرح | بدهکار | بستانکار | تشخیص | مانده |
|
۲ |
۱۳۷۶
۶آبان ماه |
خرید یک دستگاه آپارتمان از آقای معتمدی |
۳۰٫۰۰۰٫۰۰۰ |
بد |
۳۰٫۰۰۰٫۰۰۰ |
حساب: حسابهای پرداختی
| شماره روزنامه | تاریخ | شرح | بدهکار | بستانکار | تشخیص | مانده |
|
۳ ۵ ۶ |
۱۳۷۶
۷آبان ماه ۱۱آبان ماه ۱۴ آبان ماه
|
خرید اثاثه از فروشگاه مجیدی خرید اثاثه از فروشگاه حسن پور پرداخت قسمتی از طب آقای حسن پور
|
۳٫۰۰۰٫۰۰۰ |
۳٫۵۰۰٫۰۰۰ ۷٫۵۰۰٫۰۰۰ |
بس بس بس |
۳٫۵۰۰٫۰۰۰ ۱۱٫۰۰۰٫۰۰۰ ۸٫۰۰۰٫۰۰۰ |
حساب: وام پرداختی
| شماره روزنامه | تاریخ | شرح | بدهکار | بستانکار | تشخیص | مانده |
|
۴ |
۱۳۷۶
۸آبان ماه |
دریافت وام از آقای فرشاد |
۱۰٫۰۰۰٫۰۰۰ |
بس |
۱۰٫۰۰۰٫۰۰۰ |
حساب سرمایه خانم فضیلت
| شماره روزنامه | تاریخ | شرح | بدهکار | بستانکار | تشخیص | مانده |
|
۱ |
۱۳۷۶
۳آبان ماه |
سرمایه گذاری خانم فضیلت |
۳۲٫۰۰۰٫۰۰۰ |
بس |
۳۲٫۰۰۰٫۰۰۰ |
موسسه آموزش زبان دانا
تاریخ ۷/۸/۸۶ سند حسابداری
| شرح | عطف معین | معین | بدهکار | بستانکار |
| اثاثه
حسابهای پرداختی فروشگاه مجیدی خرید مقداری اثاثه از فروشگاه مجیدی بطور نسیه |
۱ |
۳٫۵۰۰٫۰۰۰ |
۳٫۵۰۰٫۰۰۰ |
۳٫۵۰۰٫۰۰۰ |
| جمع | ۳٫۵۰۰٫۰۰۰ | ۳٫۵۰۰٫۰۰۰ |
تنظیم کننده مسئول حسابداری رئیس امور مالی
دفتر معین حسابهای پرداختی
حساب: فروشگاه مجیدی صفحه
| شماره سند حسابداری | تاریخ | شرح | بدهکار | بستانکار | تشخیص | مانده |
|
۳ |
۱۳۷۶
۷آبان ماه |
خرید نسیه اثاثه |
۳٫۵۰۰٫۰۰۰ |
بس |
۳٫۵۰۰٫۰۰۰ |
تراز آرمایشی حسابهای دفتر کل
همانطور که می دانید رویدادهای مالی ابتدا در دفتر روزنامه ثبت و سپس از دفتر روزنامه به دفتر کل انتقال می یابد. اگر همه منابع بدهکار و بستانکار هر رویداد مالی به درستی به حسابهای دفتر کل انتقال یابد در این صورت جمع مانده های بدهکار و بستانکار حسابهای دفتر کل با هم برابر خواهد بود. برای آزمون این برابری از تراز آزمایش حسابهای دفتر کل استفاده می شود. تراز آزمایشی حسابهای دفتر کل فهرستی از نام و مانده کلیه حسابهای دفتر کل در یک زمان مشخص می باشد. بطور معمول تر از آزمایشی حسابهای دفتر کل در پایان هر ماه تهیه می شود. تراز آزمایشی زیر از مانده حسابهای دفتر کل موسسه دانا در تاریخ ۳۰ آبان ماه ۱۳۷۶ تهیه شده است.
موسسه آموزش زبان دانا
تراز آزمایشی
۳۰آبان ماه ۱۳۷۶
| نام حساب | مانده | |
| بدهکار | بستانکار | |
| نقد و بانک | ۸٫۴۵۰٫۰۰۰ | |
| ملزومات | ۵۵۰٫۰۰۰ | |
| اثاثه | ۱۱٫۰۰۰٫۰۰۰ | |
| آپارتمان | ۳۰٫۰۰۰٫۰۰۰ | |
| حسابهای پرداختی | ۸٫۰۰۰٫۰۰۰ | |
| وام پرداختی | ۱٫۰۰۰٫۰۰۰ | |
| سرمایه خانم فضیلت | ۳۲٫۰۰۰٫۰۰۰ | |
| جمع | ۵۰٫۰۰۰٫۰۰۰ | ۵۰٫۰۰۰٫۰۰۰ |
برای تهیه تراز آزمایشی حسابهای دفتر کل مراحل زیر انجام می شود :
- نوشتن عنوان شامل نام موسسه ، نام گزارش و تاریخ گزارش
- نوشتن نام و مانده حسابهای دفتر کل
- محاسبه جمع ستون بدهکار و ستون بستانکار
- کشیدن دو خط موازی زیر ستونهای جمع به منزله اتمام کار تهیه تراز آزمایشی است
تهیه صورتهای مالی
تعریف صورت سود و زیان :
یک صورت مالی که در آن درآمدها و هزینه های یک موسسه طی یک دوره زمانی معین خلاصه و با یکدیگر مقابله می شود و به رقم سود یا زیان خالص دوره می انجامد .
تعریف صورتحساب سرمایه
یک گزارش مالی است که در آن سرمایه ابتدای دوره، تغییرات سرمایه در طول دوره و سرمایه پایان دوره مالی منعکس می شود.
تعریف تراز نامه:
صورت وضعیت مالی یک موسسه در تاریخ مشخص است که در آن داراییها، بدهیها و سرمایه یک موسسه منعکس می شود.
مثالی برای ثبت دفتر روزنامه و دفتر کل، تهیه تراز آزمایشی، صورت سود و زیان ، صورت حساب سرمایه و تراز نامه:
آقای رستگار در اسفند ماه ۱۳۷۸ دوزندگی رستگار را تأسیس نمود. رویداد های زیر طی اسفند ماه ۱۳۷۸ انجام شده است.
۱ اسفند افتتاح حساب جاری برای دو زندگی رستگار و واریز ۲۵۰۰۰۰۰۰ریال بابت سرمایه آقای رستگار
۲اسفند اجاره یک باب مغازه از آقای دشتی و پرداخت ۳۰۰۰۰۰ ریال بابت اجاره بهای اسفند ماه
۹ اسفند خرید ۱۹۰۰۰۰۰۰ریال اثاثه به طور نقد
۱۰ اسفند ۳۶۰۰۰۰۰ ریال ملزومات خیاطی از فروشگاه افق
۱۱ اسفند پذیرش ۱۰ سفارش برای تحویل در ۱۷ اسفند
۱۱ اسفند آوردن یک دستگاه چرخ خیاطی به دو زندگی رستگار (ارزش این چرخ خیاطی ۱۵۰۰۰۰۰ریال می باشد)
۱۲ اسفند پرداخت۱۲۰۰۰۰۰ ریال بابت هزینه تبلیغات
۱۳ اسفند پرداخت بدهی دو زندگی رستگار به فروشگاه افق
۱۷ اسفند تحویل سفارش ها به مشتریان و دربافت ۱۹۰۰۰۰۰ریال از مشتریان
۱۸ اسفند پرداخت ۱۱۵۰۰۰۰ریال بابت دستمزد خیاطان
۲۰ اسفند پذیرش۸ سفارش برای تحویل در ۲۶ اسفند
۲۷ اسفند تحویل سفارشهای مورخ ۱۲۰اسفند و دریافت ۱۸۰۰۰۰۰ریال از مشتریان
۲۷ اسفند پرداخت ۱۱۰۰۰۰۰ریال بابت دستمزد خیاطان
۲۷ اسفند برداشت ۲۱۰۰۰۰۰ریال از سوی آقای رستگار برای مصارف شخصی
۲۷ اسفند پرداخت ۵۲۰۰۰ریال آب بهای منزل آقای رستگار از حسابهای جاری دوزندگی رستگار
مطلوب است :
الف) ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه
ب) انتقال ثبت های دفتر روزنامه به حسابهای دفتر کل (به شکل T)
ج) تهیه تراز آزمایشی به تاریخ پایان اسفند ماه ۱۳۷۸
د) تهیه صورتحساب سود و زیان برای اسفند ماه ۱۳۷۸
ه) تهیه صورتحساب سرمایه برای اسفند ماه ۱۳۷۸
و) تهیه ترازنامه به تاریخ ۲۹اسفند ۱۳۷۸
